En la época de la transformación digital, es necesario llevar los procesos un paso más allá, y acercarnos a la máxima eficiencia con soluciones innovadoras y transversales. ¿Puede la firma electrónica ser útil en tus proyectos y procesos?

La experiencia de Megaarchivos en digitalización y optimización de procesos es el principal motivo por el que se ha convertido en un aliado estratégico de sus clientes. Esto se materializa año a año en docenas de proyectos de transformación digital que les permiten ser más ágiles y potenciar sus ventajas competitivas. En muchos de estos proyectos Megaarchivos implementa soluciones que requieren firma electrónica simple y firma electrónica avanzada. Pero ¿en qué áreas específicas puede ayudar la firma electrónica?

Carpeta de RRHH y soluciones para la gestión de personas

Las implementaciones más frecuentes de firma electrónica simple son las que se utilizan en Recursos Humanos. Esto permite la firma digital de contratos, anexos, certificados de vacaciones y diversos documentos importantes para la gestión de personas. Megaarchivos está validado por la Dirección del Trabajo para la implementación de este tipo de sistemas. Esta no es una obligación, pero sin duda es una forma de distinguir a verdaderos expertos.  No importa cual sea su proveedor de Firma Electrónica. Megaarchivos puede trabajar indistintamente con certificados de Acepta, e-CertChile, e-Sign, Certinet y cualquier otro proveedor del mercado, como también generar las firmas electrónicas simples biométricas o con claves directamente a través de nuestra plataforma.

Las carpetas digitales de Recursos Humanos facilitan la gestión y respaldo de documentos asegurando el correcto cumplimiento de las leyes laborales y agilizando procesos que solían ser tediosos y generar errores. Son una solución efectiva para empresas de cualquier tamaño, pero evidentemente en algunos negocios la gestión de personas puede ser especialmente compleja. 

Agilización y trazabilidad en procesos clave de su negocio

En cada industria o negocio existen procesos clave que requieren especial atención por su complejidad, sensibilidad, riesgo o detalle. Megaarchivos ha estado involucrado con muchos de esos procesos a través de sus servicios de almacenamiento y gestión documental. Por lo mismo, al momento de generar proyectos de transformación digital, tenemos una ventaja importante: Entendemos el negocio de nuestros clientes desde dentro. Por eso nos especializamos en la adaptación de la tecnología a las necesidades del negocio y no les pedimos a los clientes que se adapten a soluciones estandarizadas.

Megaarchivos trabaja hace más de 3 años con Embotelladora Andina. Entiende la complejidad de sus procesos de distribución a lo largo del país. Por eso es capaz de implementar la solución de firma electrónica que hoy le permite gestionar el proceso de contratación de sus empleados manejando ahora los contratos en un formato digital junto a toda la documentación de su carpeta de personal la que es administrada completamente en forma digital. Esto permite, desde que se implementó esta solución, mantener carpetas digitales de sus empleados con facilidad. Actualmente estamos trabajando en la implementación de todo el proceso de selección de los candidatos, lo que permitirá tener así el flujo completo de contratación 100% digitalizado.  

Algo similar sucede con los procesos de reposición de Arrocera Tucapel. Para agilizar la distribución de sus productos desarrollamos para Tucapel un proyecto en tres fases. La primera se hizo cargo de la digitalización de las carpetas de papel de todos los empleados y la gestión de estas a través de la plataforma HQBDOC. La segunda fase fue la implementación de firma electrónica para el proceso de contratacíon y la firma de todos los documentos generados por la empresa (actualmente en implementación). La tercera fase es la habilitación de la plataforma movil que va a permitir que sus empleados distribuidos a lo largo del país puedan, desde sus dispositivos móviles, ingresar a sus documentos y firmar los que sean necesario.

Todo tipo de flujos que requieren aprobaciones y decisiones autorizadas

En cada industria existen diferentes procesos susceptibles de ser mejorados reduciendo tiempos de ejecución, incidencia de errores, oportunidades de fraude y facilitando su auditoría. El uso de firma electrónica tiene la ventaja de que puede ser aplicado hasta en los proyectos más discretos de digitalización de flujos de trabajo. Cada vez que es requerida una aprobación o la toma de una decisión autorizada, este tipo de tecnología genera una ventaja para el negocio. Por eso, una de las garantías de trabajar con Megaarchivos es su nutrida experiencia desarrollando este tipo de proyectos.

En la industria financiera, por ejemplo, la trazabilidad de aprobaciones es clave en el proceso de provisión de todos sus productos. Se trata de flujos que deben ceñirse a estrictas reglas de negocio y consideraciones legales sin perder la flexibilidad que requiere cada caso. En Security Factoring, por ejemplo, Megaarchivos implementó el uso de firma electrónica para la firma de contratos facilitando y asegurando etapas del proceso que solían generar atrasos y costos innecesarios. 

Similar es el caso de Banco BICE, en el cual Megaarchivos implementó su carpeta de recursos humanos con la firma de sus contratos a través de nuestras aplicaciones. 

De manera transversal entre industrias y empresas, siempre hay procesos que pueden ser mejorados. En la época de la transformación digital, es necesario adaptarse rápidamente a un mundo cambiante, y la firma digital es una buena forma de comenzar. ¿Qué proyectos o procesos quieres transformar en tu negocio? ¡Hablemos!